Heute, am 5.11.2026, geht es an der TU Dresden um eine Frage, die in vielen Industrieunternehmen täglich Zeit und Nerven kostet: Wie wird aus einem komplizierten Kundenwunsch möglichst schnell ein belastbares Angebot? Sobald Sonderausführungen, technische Abhängigkeiten und individuelle Preise ins Spiel kommen, beginnt oft das interne Pingpong zwischen Vertrieb, Technik und Einkauf.

Für Kundinnen und Kunden kann das dauern – Tage, manchmal Wochen. In dieser Wartezeit wird recherchiert, verglichen und nicht selten nach Alternativen gesucht. Gerade bei variantenreichen Produkten steckt das Wissen über zulässige Kombinationen, Preise und Sonderfälle häufig in Köpfen, Excel-Dateien oder alten Angeboten. Mit wachsendem Anfragevolumen wird daraus ein Flaschenhals.

Wenn Excel, Rückfragen und Freigaben bremsen

Automatisierte Produktkonfiguratoren, kurz PCS für „Product Configuration Systems“, sollen Antwortzeiten verkürzen, interne Teams entlasten, technische Konfigurationen vereinheitlichen und Fehler reduzieren. Außerdem unterstützen sie RFQ- und CPQ-Prozesse. CPQ steht für „Configure, Price, Quote“: Produktlogik, Preisregeln und Angebotserstellung laufen in einem System zusammen.

Manuelle Angebote haben einige typische Stolperfallen: veraltete Excel-Preislisten, technisch unzulässige Kombinationen, nicht genehmigte Rabatte, fehlende Angaben zu Mengen, Lieferzeiten oder Zubehör sowie alte Formulierungen und Konditionen, die einfach weiterkopiert werden. Laut Aberdeen Research konnten Unternehmen mit CPQ-Software ihre Angebotsfehler um bis zu 40 Prozent senken.

Der Vertrieb verbringt der Salesforce-Studie „State of Sales“ zufolge nur rund 28 Prozent seiner Arbeitszeit mit aktivem Verkaufen. Der Rest geht unter anderem für Angebote, Preisabstimmungen und Freigaben drauf. CPQ-Systeme führen durch die Konfiguration, blenden unpassende Optionen aus und schlagen Ergänzungen vor. Sie berechnen Preisstaffeln, Rabatte, Währungen und Freigabegrenzen, erstellen Angebote im Corporate Design – bei Bedarf mehrsprachig und mit technischen Anlagen – und geben nach Auftrag Konfiguration sowie Stückliste ohne Medienbruch an Auftragsabwicklung und Produktion weiter.

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Moderne Systeme können Guided Selling, 3D-Visualisierungen und KI-gestützte Vorschläge für Zusatzoptionen ergänzen. Bei Standardprodukten ist sogar ein Webportal möglich, über das Kundinnen und Kunden selbst konfigurieren und sofort ein Angebot erhalten. Anwenderdaten von camos nennen eine durchschnittliche Beschleunigung des Angebotsprozesses um 30 Prozent, einen um rund 28 Prozent verkürzten Vertriebszyklus und durch 3D-Visualisierung eine bis zu 17 Prozent höhere Abschlusswahrscheinlichkeit. In einem Kundenbericht sank die Angebotsdauer bei einem Investitionsgüterhersteller von zwei Tagen auf drei Stunden. Bei einem Merchandising-Anbieter fiel der tägliche Aufwand von acht auf eine Stunde.

Drei Rechnungen aus der Praxis

Die Entwicklung eines PCS war lange teuer und deshalb vor allem für Großkonzerne realistisch. KI kann die Entwicklungszeit verkürzen und solche Systeme auch für mittelständische Unternehmen zugänglicher machen. In den betrachteten Bereichen kann die Angebotserstellung bis zu 20 Prozent des Bestellvolumens ausmachen – da läppert sich einiges zusammen.

Ein oft genanntes Beispiel ist Grundfos. Der dänische Pumpenhersteller nutzt seit 2001 ein SAP-basiertes PCS. Ziel war eine schnellere Antwort auf Kundenanfragen. Zuvor erstellte die zentrale Customer Support Unit Angebote und Produktionsspezifikationen. Wegen der großen Zahl möglicher Konfigurationen wurde diese Einheit zum Engpass; Kunden warteten teilweise mehrere Wochen.

Das Grundfos-Portfolio umfasst mehr als 120.000 Varianten, eine einzelne Pumpenreihe rund 16.000 standardisierte Konfigurationen. Eine 2018 veröffentlichte Untersuchung über fünf Jahre bezifferte die Einsparung durch das PCS auf rund 453.400 Arbeitsstunden. Bei einem Stundensatz von 50 Euro entsprach das 22,67 Millionen Euro. Die Gesamtkosten der Lösung lagen bei 2,41 Millionen Euro, davon entfielen 68 Prozent auf Wartung. Der Nettoeffekt betrug 20,26 Millionen Euro. Der ROI lag im ersten Jahr bei 316 Prozent und nach fünf Jahren bei 842 Prozent. Zusätzlich verbesserte sich die Qualität der Lösungskonfiguration gegenüber einer vollständig manuellen Bearbeitung.

Auch eine wissenschaftliche Fallstudie aus der Baubranche zeigt, wie schnell kleine Eingabefehler teuer werden können. Untersucht wurde ein skandinavisches Bauunternehmen mit rund 100 Beschäftigten und etwa 17 Millionen Euro Jahresumsatz. Es produziert und montiert vorgefertigte Bauelemente, hat sechs Produktfamilien, fünf Standardprodukte und eine Produktfamilie für individuelle Konfigurationen.

Die Angebotskalkulation erfolgte zunächst mit Excel. Eine Analyse zeigte ungenaue Kostenberechnungen infolge manueller Eingaben; die Fehler drückten auf die Produktmarge. 2011 investierte das Unternehmen rund 150.000 Euro in einen Produktkonfigurator. Die durchschnittliche Marge stieg von 25 Prozent im Jahr 2009 auf 29 Prozent im Jahr 2014. Das entsprach rund 654.000 Euro zusätzlichen Erträgen pro Jahr. Bei Entwicklungskosten von 150.000 Euro wurde daraus ein jährlicher ROI von 336 Prozent berechnet.

Zusätzlich flossen 140.000 Euro in die Aufnahme weiterer Produkte und die Schulung neuer Mitarbeiter. Ganz sauber lässt sich der Effekt des PCS allerdings nicht isolieren: Die Geschäftsführung hatte vorgegeben, die Marge auf 30 Prozent zu steigern. Andere Maßnahmen spielten also ebenfalls eine Rolle.

Eine dritte Rechnung betrifft humanoide Robotik. In der klassischen Robotik verursachen Auslegung und Integration eines Roboters zusätzlich 50 bis 100 Prozent der Hardwarekosten. Kostet ein Roboter 50.000 Euro, können bis zu 50.000 Euro Integrationskosten dazukommen. Der Aufwand kann außerdem fünf bis zehn Arbeitswochen betragen.

Laut Fraunhofer IPA liegt der Integrationsanteil bei humanoiden Robotern – je nach Anwendungsszenario – bei 16 bis 38 Prozent. Ein Konfigurations- und Umgebungstrainingssystem könnte diesen Aufwand unter der Annahme einer Reduktion um rund 80 Prozent deutlich senken. Geschätzte Einsparung: 20.000 bis 40.000 Euro pro Roboter.

Was ein PCS-Projekt wirklich schwer macht

Die Fallbeispiele zeigen, dass der Weg von der Kundenanfrage bis zur einsatzfähigen Lösung die Marge kräftig beeinflussen kann. Für wachsende Unternehmen kann ein Produktkonfigurator deshalb ein wichtiger Hebel sein. Die Komplexität eines PCS-Projekts wird anhand von vier Ebenen bewertet; jedes Kriterium erhält die Einstufung niedrig, mittel oder hoch. Für die Auswertung werden die Einstufungen je Spalte gezählt.

Viele „hoch“-Bewertungen deuten auf größeren Aufwand bei Modellierung, Schulung und Wartung hin. Die Richtwerte sind Einschätzungen des Autors und müssen an das jeweilige Unternehmen angepasst werden. Schätzungsweise 20 bis 40 Prozent der initialen Projektkosten entfallen auf die Aufbereitung interner Fachlogiken und Produktmodelle. Fachlogiken müssen modelliert und in Softwareanforderungen übersetzt werden – eine Arbeit, die auf dem Papier gern kleiner aussieht, als sie später ist.

Die Grundfos-Studie deutet zudem darauf hin, dass Skalierungs- und Schulungskosten ähnlich hoch wie die Entwicklungskosten sein können. Die größte Herausforderung liegt laut Praxisberichten häufig nicht in der Software, sondern in unvollständigen oder uneinheitlich dokumentierten Produktregeln, Preisen und Stücklisten. Datenaufbereitung braucht daher frühzeitig ausreichende Ressourcen und klare Verantwortlichkeiten.

Empfohlen wird ein schrittweises Vorgehen: zunächst eine stark nachgefragte Produktlinie abbilden, testen und gemeinsam mit dem Vertrieb optimieren, danach weitere Produktgruppen integrieren. Die frühe Einbindung des Vertriebs ist für die Akzeptanz wichtig. Kompakte Mittelstandslösungen können bei guter Dokumentation der Produktregeln und Preislisten innerhalb weniger Wochen bis Monate produktiv sein. Als genannte Schwelle für eine Wirtschaftlichkeitsprüfung gelten etwa 20 Angebote pro Woche und drei Produktlinien.

Besonders passend sind PCS- und CPQ-Systeme für Hersteller und Anbieter konfigurierbarer Produkte, etwa im Maschinenbau, in der Elektrotechnik und im Anlagenbau. Auch viele preisbestimmende Faktoren, ein hohes Angebotsvolumen und manuelle Abläufe, die nicht mitwachsen, sprechen dafür. Hinweise auf Bedarf sind lange Verkaufszyklen, häufige Rückfragen der Produktion, Unzufriedenheit im Vertrieb sowie Kundenbeschwerden über verspätete oder fehlerhafte Angebote.

Weniger geeignet sind Unternehmen mit wenigen Standardprodukten und festen Preisen. Dort reichen meist ein ERP-System und Angebotsvorlagen. Der Aufwand eines großen Systems wäre dann womöglich wie ein Last